Reuniones de consorcio por Zoom: 8 claves para que funcionen y no se vuelvan insufribles

admin

20/05/2021

Las reuniones de consorcio virtuales ya forman parte de la nueva normalidad que impuso la pandemia. Vecinos y administradores aún están dando sus primeros pasos con esta herramienta, a prueba y error. Y en ese camino surgen dudas, discusiones y problemas técnicos que pueden hacer de estos encuentros algo arduo de soportar.

En las asambleas, que volvieron recientemente tras una larga larga suspensión, se siguen debatiendo decisiones con impacto directo en las expensas y en la vida cotidiana del edificio.

Y si en modo presencial ya podía ser complejo garantizar un intercambio ordenado, civilizado y ajustado al temario, en una sala de Zoom el desafío se agiganta, entre el ruido de fondo y el audio que llega tarde y se entrecorta.

Pero no es sólo eso. Además surgen desacuerdos en torno a cómo organizar y reglamentar las “videoreuniones” para que sean útiles y legalmente válidas.

¿Algunos participantes deberían tener el poder de silenciar micrófonos de otros, para garantizar un mínimo silencio? ¿O es mejor que no para evitar que el elegido abuse de esa facultad para callar al que se le opone?

¿Conviene grabar todo o no? Además, ¿qué hacer si un problema de conexión impide a algunos votar? ¿Y qué pasa con los legítimos derechos de quienes no saben manejar la tecnología o no tienen conectividad?

Estos son sólo algunos de los interrogantes que aparecen. Especialistas consultados por Clarín los respondieron. Y sus consejos quedaron plasmados en las siguientes ocho claves para realizar asambleas a distancia.

Con reglas muy claras, hacer los debates y votaciones en salas virtuales es posible. Foto GCBA
Con reglas muy claras, hacer los debates y votaciones en salas virtuales es posible. Foto GCBA

1. Entre presencia y virtualidad, buscar el formato ideal

En el marco de la pandemia, las reuniones de consorcio se pueden hacer de tres grandes maneras:

100% virtual. Los consorcistas y el administrador participan desde sus hogares (o desde donde quieran) mediante un sistema de videochat grupal.

​-100% presencial. Esto hoy sólo sería legal y seguro en un lugar abierto y con no más de 10 personas. Por lo tanto, es para consorcios muy chicos. O para los medianos, si quienes asisten llevan poderes firmados para representar al resto.

Sistema mixto. Un grupo reducido se reúne en un lugar abierto y cumple con todas las formalidades, mientras la mayoría participa de manera virtual.

A fin de 2020, tras varios meses sin reuniones en muchos edificios, el Gobierno porteño obligó a los administradores a llamar a asamblea para rendir cuentas y renovar su mandato.

La norma admitió que las reuniones se hagan de modo presencial, siempre que respeten las restricciones vigentes por la pandemia. Pero impulsó celebrarlas “preferentemente bajo la modalidad a distancia“.

La Ciudad consideró así válidas las reuniones de consorcio online y también aprobó recomendaciones para realizarlas: un protocolo.

“Las asambleas virtuales facilitan que más vecinos participen, ya que pueden hacerlo con un celular desde cualquier lugar. Y, en pandemia, evitan el contagio“, dicen en Defensa al Consumidor de la Ciudad, el organismo que controla a los administradores porteños.

El Gobierno porteño impulsa que en cada edificio se hagan reuniones virtuales. Foto Mario Quinteros
El Gobierno porteño impulsa que en cada edificio se hagan reuniones virtuales. Foto Mario Quinteros

Para algunos especialistas, una pequeña “pata presencial” es conveniente preservar.

“Lo peor por lejos es no hacer asambleas, como venía pasando. Y en este contexto, el formatos que mejor funciona es el mixto”, asegura Clarín Matías Ruiz, presidente de la Asociación Civil Administradores Independientes de Propiedad Horizontal (AIPH).

¿Cuáles son sus ventajas? Según Ruiz, una es evitar posibles objeciones legales a la validez de una asamblea 100% virtual, ya que así se puede firmar el acta y cumplir con lo que manda el Código Civil y Comercial, que se impone a disposiciones locales.

Además, indicó, del modo mixto se favorece la participación de ciertos vecinos, en general adultos mayores, que quizás no tienen los dispositivos, la conectividad o los conocimientos necesarios para sumarse virtualmente.

“Hacer asambleas mixtas no está prohibido y, con los debidos cuidados, puede ser lo mejor cuando hay muchos que no aceptan el Zoom”, coincidió Victoria Loisi, secretaria general de la Liga del Consorcista de la Propiedad Horizontal.

2. Lo primero, reglas muy claras

Al hacer reuniones con virtualidad, el consorcio debe definir cuáles serán las formas válidas de convocarlas, acreditar la identidad de los participantes, discutir, votar y registrar lo actuado, entre otros puntos.

El protocolo del gobierno porteño buscó servir de guía para eso. El documento establece, por ejemplo, que:

  • Las reuniones virtuales se deben convocar con la notificación habitual, más una electrónica con todos los datos necesarios para ingresar al videochat.
  • Mientras haya restricciones por la pandemia, la asamblea virtual será válida sin necesidad de que todos den su consentimiento.
  • Las cartas poderes son válidas si se presentan escaneadas, si la firma coincide con la registrada.
  • Los propietarios se deben identificar diciendo su nombre y mostrando a cámara su documento.
  • Las mociones deben leerse en voz alta, pero también su texto quedar fijo en pantalla hasta que termine la votación.
  • Al votar, la cámara del consorcista debe estar encendida “transmitiendo la imagen en vivo del rostro“.
  • Los ausentes que resulten afectados por los temas tratados podrán votar en los días posteriores, también por medios electrónicos y por un cierto período. 
  • Si hay una falla técnica que deja offline al administrador, se espera hasta 30 minutos. Y, si no lo soluciona, tiene hasta 8 días para convocar de nuevo.
  • Pero si la desconexión afecta a cualquier otro participante, se considerará que se ausentó.
  • La reunión debe quedar grabada en formato digital, y disponible para su consulta.
  • El resumen se debe transcribir al libro de actas, ser firmado por las personas designadas y ser luego enviado a todos, incluyendo a los ausentes.
Este año los administradores debieron llamar a reunión virtual para rendir cuentas y someter a votación su continuidad. Foto GCBA
Este año los administradores debieron llamar a reunión virtual para rendir cuentas y someter a votación su continuidad. Foto GCBA

“Así el consorcio guarda un historial de todo lo sucedido. Además, ofrece a aquellos que no pudieron conectarse verificar lo tratado sin mediaciones y votar de manera asincrónica”, destacan en Defensa al Consumidor.

Loisi, desde la Liga del Consorcista, aclara igualmente que todo este protocolo es optativo: una recomendación. Y que cada asamblea tiene derecho a definir sus normas de funcionamiento, que pueden ser diferentes, aunque siempre dentro de lo legal.

3. No siempre Zoom es la mejor opción

Aunque Zoom es la plataforma más famosa, tiene dos características que le juegan en contra a la hora de ser elegida para una reunión de consorcio virtual:

-En su versión gratuita, sólo se pueden realizar encuentros de hasta 30 minutos

-Requiere que todas las personas descarguen e instalen una aplicación en la PC o el celular.

Google Meet, en cambio, permite hacer gratis reuniones largas, a las que se accede por un simple enlace. Por eso, dice Ruiz, muchos administradores se están volcando a esta opción.

La versión gratuita de Zoom sólo permite reuniones de hasta 30 minutos. Foto AFP
La versión gratuita de Zoom sólo permite reuniones de hasta 30 minutos. Foto AFP

4. La convocatoria, con instrucciones detalladas

En la Liga del Consorcista cuentan que una de las quejas más comunes es que en la convocatoria a la reunión virtual falta información.

“El administrador pasa un link de Zoom, pero dice que la clave la mandará por el grupo de WhatsApp del consorcio un rato antes, y quizás hay gente que ahí no está. O no explica cómo descargar Zoom, algo que muchos no saben hacer”, agregaron.

5. Todo grabado y por más de una persona

Para muchos consorcistas puede ser chocante quedar grabados mientras argumentan y debaten, a veces de temas muy sensibles, como qué hacer con un inquilino violento o la posibilidad de despedir al encargado.

El Gobierno porteño, sin embargo, considera que es clave el registro fílmico para la validez de la reunión virtual. Y los especialistas coinciden.

“El video es el único respaldo que queda, ya que no está el acta”, dice Ruiz. Loisi, incluso, sugiere que varias personas graben, por si al administrador se le corta la luz o se queda sin Internet.

Los sueldos y cargas sociales de los encargados, un tema de debate recurrente en las reuniones de consorcio. Foto Lucía Merle / Archivo
Los sueldos y cargas sociales de los encargados, un tema de debate recurrente en las reuniones de consorcio. Foto Lucía Merle / Archivo

6. El poder de “mutear”, no sólo para el administrador

Entre decenas de personas conectadas a Zoom o Meet, siempre habrá una o más que no saben cómo silenciar su micrófono o se olvidan de hacerlo. El resultado: ruidos de fondo e interrupciones que pueden volver insufrible​ la reunión.

La solución, según los expertos consultados, es que la asamblea arranque sí o sí con todos puestos en “modo silencio” a la fuerza.

Y que alguien tenga luego el poder de “mutear” y “desmutear” los micrófonos de los demás a cada momento, a medida que quien preside la reunión va distribuyendo el uso de la palabra.

Pero esa facultad puede también dar lugar a discusiones. “Hoy la mayoría de las quejas sobre reuniones virtuales son de personas que dicen que el administrador los silenció porque estaban hablando en su contra”, cuenta Loisi.

Por eso, aconseja que un propietario sea incluido como coadministrador de la sala de Zoom o Meet. “Así se evita que el administrador sea el único con poder de dar la palabra y hacer callar, y que se abuse de eso”, plantea.

Para que no haya ruidos permanentes, alguien debe tener el poder de silenciar al resto: ¿pero quién y cómo lo usa? Foto Archivo
Para que no haya ruidos permanentes, alguien debe tener el poder de silenciar al resto: ¿pero quién y cómo lo usa? Foto Archivo

Como criterio general, el protocolo de la Ciudad indica que la discusión virtual debe llevarse a cabo con un “método equitativo de asignación de la palabra” que tenga en cuenta:

  • El tiempo previsto de deliberación para ese tema.
  • La cantidad de interesados en hablar.
  • La prioridad de quien no habló todavía respecto a otro que sí lo hizo.
  • El derecho a responder cuando un participante hace alusión expresa a otro participante.

El protocolo también pide que el sistema garantice a todos la chance de “incorporar mensajes o información en cualquier momento del debate aún sin estar en uso de la palabra”. Eso suele hacerse en el chat de la sala.

7. Micrófonos cerrados, pero cámaras encendidas

En las reuniones pueden tratarse temas que afectan la privacidad o que incluso pueden generar un perjuicio económico si llegan a oídos equivocados. Por ejemplo, qué estrategia seguirá el consorcio ante un juicio.

Por eso, a los administradores les preocupa que se tomen todos los recaudos posibles para asegurar, también en la virtualidad, la confidencialidad de la reunión.

Es decir, que escuchen y voten sólo los participantes autorizados. Así, aunque piden mantener silenciados los micrófonos, en la AIPH prefieren que cada persona sí esté todo el tiempo con la cámara encendida.

Lo que se discute en las reuniones es clave para definir cuánto se paga de expensas. Foto Jorge Sánchez / Archivo
Lo que se discute en las reuniones es clave para definir cuánto se paga de expensas. Foto Jorge Sánchez / Archivo

8. No a la “charla de café”: respeto al orden del día y tiempos máximos de intervención

Finalmente, algunos observan que en reuniones virtuales está habiendo mayores dificultades que las habituales para que las citas no se tornen interminables.

“Hay gente que empieza a querer mechar temas no previstos. Creen que es como una charla de café y que después se puede votar cualquier cosa. Se creen también con derecho a hacer largos discursos​”, observa Loisi.

Según la secretaria general de la Liga del Consorcista, frente a esto, quien preside la asamblea debe ser estricto y definir tiempos máximos para tomar palabra, pasados los cuales se cierra el micrófono.

Para agilizar las videoreuniones, en tanto, en la AIPH recomiendan también que el administrador, junto con la convocatoria, envíe un borrador de lo que dirá sobre cada punto, de forma tal que sólo reste un breve repaso, debatir cuestiones puntuales y votar.

MG

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